5 Etapas clave para afrontar un proceso de transformación digital

Cada empresa es diferente, así como sus objetivos estratégicos y requerimientos, pero los factores de éxito en las organizaciones son compartidos indiferentemente del sector o la industria. A nivel operativo por ejemplo, la optimización del tiempo, la productividad, la alineación de los objetivos personales y profesionales con los objetivos del negocio, el mejoramiento de la calidad de vida y el reconocimiento son los pilares para los equipos de alto desempeño que hacen que las cosas sucedan.

En un nivel directivo, el enfoque es tomar las decisiones correctas con la información correcta, en otras palabras, tomar decisiones conscientes. Cada día nos enfrentamos a situaciones donde se deben tomar decisiones ágiles y se requiere de las herramientas adecuadas para soportar este proceso, como datos en línea, indicadores, análisis, notificaciones, entre otros.

Finalmente, las compañías están gobernadas por directrices de negocio. Éstas podrían denominarse la fuerza Jedi que establece la dirección hacia la que debemos movernos para alcanzar el tan anhelado éxito.

Pero ¿tenemos plena seguridad de que conocemos esas directrices de negocio desde nuestra posición en la compañía? Sabemos formalmente, ¿cómo nuestro trabajo apoya estas directrices?

Este entendimiento es clave para establecer los objetivos de cada área en las estrategias empresariales y esto no es ajeno al término de moda TRANFORMACIÓN DIGITAL. (si estas a cargo de un proceso de transformación digital, este artículo definitivamente es para ti).

Las siguientes etapas te ayudaran a establecer cómo afrontar un proceso de transformación digital.

Para ayudarte a entender la primera etapa en la definición de tu estrategia de transformación digital, me apoyo en Sócrates con el aforismo griego “Conócete a ti mismo”, o para este caso, “Conoce tu empresa”. La transformación digital va más allá de llenar los procesos actuales de tecnologías, significa simplificar los procesos para agilizar la operación proporcionando herramientas tecnológicas que soporten la consecución de los objetivos estratégicos del negocio.

Esta etapa se enfoca en entender muy bien cada proceso de la cadena de valor. Para esto, debes asignar un responsable o líder de este entendimiento quien se convertirá en el facilitador del proceso de evaluación de la situación actual y el auto descubrimiento de las oportunidades de mejora.

El rol del líder es fomentar la transformación de la compañía desde su activo más importante, “LAS PERSONAS”, generando la alineación estratégica entre cada una de las áreas y los objetivos del negocio. El líder deberá reunirse con los interesados clave de cada área para conocer a detalle su operación y analizar sus procesos desde una visión global.

¿En serio hacemos esto? ¿Por qué operamos de esta manera? Estos son algunos de los interrogantes que pueden obtenerse del paso anterior y este es el inicio de la transformación: cuestionarse. Cuestionar a un grupo de trabajo sobre su día a día permitirá identificar las falencias que deben ser corregidas con el objetivo de lograr una mayor productividad, efectividad y eficiencia.

 

En esta etapa, el rol del líder debe enfocarse en cuestionar a los equipos en 3 aspectos clave: personas, activos y procesos. De tal forma que se lleve al equipo a realizar una validación sobre su forma actual de operar, para determinar si es la adecuada o, por el contrario, construir desde una perspectiva futurista cómo se debería operar día a día para mejorar los resultados.

 

Para lograrlo, se crea un juego de roles donde cada área actúa en la posición de los diferentes interesados, analizando qué esperan y cómo pueden satisfacer sus necesidades; dejando de lado las limitaciones económicas o tecnológicas que pueda tener la compañía. Esta dinámica permitirá generar muchas ideas valiosas estableciendo una sinergia y compenetración entre las áreas.

 

Al finalizar esta etapa se obtendrá un documento que condensa los sueños, deseos, problemas u oportunidades de mejora de tu organización. ¡Aquí es donde iniciará tu estrategia de transformación digital!

Como has visto, hasta el momento no hemos hablado de tecnología. Más adelante te vas a dar cuenta de que no es relevante sino hasta el final del proceso. En esta instancia, tienes una lista inmensa de deseos y no sabes por donde iniciar.

 

¿Cómo priorizamos las ideas?

 

La respuesta es compleja y mi sugerencia es no lo hagas solo. Reúnete con los responsables de cada una de las áreas y presenta todas las oportunidades de mejora, de tal manera que puedan discutirlas y priorizarlas con respecto a factores como: mejoramiento del proceso, facilidad de implementación, costo actual de la situación, posible inversión, entre otros. Todo el equipo participará en la decisión, lo cual conllevará a un cambio cultural donde los interesados clave se sientan empoderados.

El proceso anterior fomenta el involucramiento de actores clave, lo cual genera sentido de pertenencia por el proceso de transformación digital que garantiza el compromiso en la adopción de lo que vaya a implementarse.

 

En este momento te encuentras a medio camino de la definición, tienes unos objetivos de negocio claros, conoces las áreas de la organización, sabes cómo interactúan en la cadena de valor y tienes una lista de deseos que priorizaste con los interesados clave del negocio.

¿Cuál es el siguiente paso?

La respuesta es: números. Ahora debes aterrizar todos esos sueños a la realidad entendiendo financieramente cuánto le cuesta actualmente a la organización operar sin estas mejoras, así como la posible inversión, para determinar cuál tendrá mayor impacto en el negocio.

 Este proceso define una hoja de ruta para la estrategia de transformación digital. Irá desde la instalación de equipos, dispositivos e infraestructura, pasando por la centralización, modelamiento y almacenamiento de información, hasta el desarrollo de aplicaciones. Esto permitirá que los activos, personas y procesos estén completamente conectados generando información de valor para la compañía.

 

¿Y la tecnología?

Ahora es el momento de definir tecnológicamente qué necesitas para cumplir con esa hoja de ruta que has estado diseñando. Los aliados tecnológicos tienen soluciones enfocadas en los problemas más comunes de la industria y cada uno de ellos ofrece grandes beneficios a las organizaciones.

 

En esta etapa es clave el trabajo en equipo con los aliados tecnológicos. Valida quién se acerca más a cumplir con la mayoría de los puntos en la lista de deseos, sin dejar de lado la evaluación de la solución tecnológica con respecto a sus capacidades de integración e interoperabilidad con tus sistemas actuales.

 

Las victorias tempranas son claves en tu estrategia, así que añádele a la decisión tecnológica la facilidad de implementación, pues al mostrar resultados rápidos se garantiza la credibilidad en el proceso y por ende en los resultados que se pueden lograr.

 

Este camino no es tan simple y, como se expuso a lo largo del artículo, implica una transformación completa de la compañía a nivel de cultura, manejo del cambio y adopción tecnológica. Cada etapa es única y la clave del éxito es generar sinergias con equipos de trabajo de alto desempeño que entiendan los objetivos del negocio y busquen cómo impactarlos desde cada una de las áreas.

 

Si se te presentan dudas o inquietudes, requieres apoyo o un nivel más detallado de información no dudes en contactarnos. Mi consejo para ti en este proceso es:

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